Geschäftsprozesse optimieren
mit EDI

EDI

Die Logata ist bereits seit über 10 Jahren als Spezialist für digitale Geschäftsprozesse am Markt aktiv und bietet ganzheitliche Lösungen zur Realisierung und Optimierung von Supply Chain Management Prozessen an. Unsere Module für den elektronischen Datenaustausch bieten sämtliche Funktionen, um einfache als auch komplexe EDI-Prozesse zu realisieren. Dabei können sich unsere Kunden ein individuelles Anwendungsszenario, beispielsweise für elektronische Bestellprozesse oder die elektronische Rechnungsverarbeitung, zusammenstellen. Mit wachsenden Anforderungen kann dieses jederzeit um weitere Module erweitert werden.

Unsere Lösung für den elektronischen Datenaustausch eignet sich für Unternehmen aller Branchen und Größen. Sie bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen einen großen Vorteil, da diese auch ohne eigene IT-Infrastruktur am elektronischen Datenaustausch teilnehmen können. Aber auch große Unternehmen profitieren von der Kosten- und Zeitersparnis durch die (teilweise) Auslagerung der IT-Infrastruktur und deren Prozessen.

 

Die Vorteile der Logata EDI-Lösung:

Ganzheitliche Abbildung und Realisierung des elektronischen Dokumentenprozesses

Beliebige Variationen einzelner Lösungsmodule bis hin zu komplexen Prozessketten

Einfache und schnelle Anbindung von Versendern und Empfängern

Hochperformante und flexibel skalierbare Datenkommunikation

Keine Investitionskosten in Hardware/Software, da unsere Lösungen Cloud-basiert oder im Betreibermodell „SaaS“ angeboten werden

Transaktionsbasierte Abrechnung im „pay-per-use“-Verfahren

Schaubild EDI-Prozess

Die Module der Logata EDI-Lösung:

Die sichere Anbindung von Rechnungsversendern und -Empfängern bildet die Grundlage zur Informationslogistik der Logata. Sensitive Daten (z. B. Rechnungsdokumente) müssen vor dem unbefugten Zugriff Dritter bestmöglich geschützt werden.

Das Modul „eConnect“ dient als zentrale Vermittlungsstelle zur Kommunikation zwischen den angeschlossenen Systemen der Partner. Als reines SaaS-Modul stellt „eConnect“ die Voraussetzung für die Verwendung anderer Module der Logata Digital Solutions dar, die ebenfalls im Betreibermodell SaaS eingesetzt werden können.

Die ausschließliche Verwendung gesicherter Übertragungsprotokolle (z. B.: HTTPS, SFTP, FTPS, etc.) gewährleistet die erforderliche Sicherheit. Die hohe und flexible Skalierbarkeit bietet ein Höchstmaß an Datendurchsatz, um den heutigen und zukünftigen Erfordernissen an Performance und Stabilität in der automatischen Datenkommunikation gerecht zu werden.

Die modulare und offene Softwarearchitektur ermöglicht die Anbindung unterschiedlichster Kommunikationstechnologien. Dies wird unter anderem durch die Verwendung von internetbasierten und standardisierten Transportprotokollen realisiert.

„Konnektivität“ und „Konvertierung“ sind zwei Anforderungen, ohne die modernes SCM und sicherer Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen bzw. Teilnehmern undenkbar sind.
Miteinander kommunizierende Systeme können sich dabei innerhalb eines Unternehmens befinden oder übergreifend zwischen verschiedenen Partnern an unterschiedlichen Lokationen. Diese Konnektivität erfordert eine modular aufgebaute Middleware, deren hohe Skalierbarkeit ein Höchstmaß an Datendurchsatz bietet, um den heutigen und zukünftigen Erfordernissen an Performance und Stabilität in der automatischen Datenerfassung und -verarbeitung gerecht zu werden.
Darauf aufbauend werden die aus den Quellsystemen erzeugten Daten entgegengenommen, in ein gewünschtes Zielformat konvertiert und an das adressierte Zielsystem übergeben. Zwei Anforderungen stehen hierbei besonders im Vordergrund: hohe Flexibilität hinsichtlich der möglichen Dateiformate und echtzeitnahe Geschwindigkeit in Bezug auf die Verarbeitung bzw. Übertragung.

All diese Anforderungen erfüllt das Modul „eTransform“ der Logata Digital Solutions, das im Cloud-basierten Betreibermodell „SaaS“ (Software as a Service) genutzt werden kann.

Grundvoraussetzung für eine schnelle und kostengünstige Nutzung des Moduls „eTransform“ ist die Definition des gewünschten Nachrichtentyps, des Nachrichtenformats und der einzusetzenden gesicherten Kommunikationsschnittstelle.

 

Dieses Modul fungiert als elektronisches Postfach, in das sämtliche elektronische Dokumente, die beim elektronischen Datenaustausch entstehen, eingestellt werden. Empfängern von elektronischen Rechnungen wird mit der „eBox“ eine komfortable und einfache Möglichkeit geboten, ihre elektronischen Rechnungen nebst Anlagen und gegebenenfalls qualifizierten Signaturen und Verifikationsberichten sowie die optional konvertierten Rechnungsdateien über eine grafische Oberfläche (via Webbrowser) zu verwalten. Für Kunden mit hohem Rechnungsvolumen besteht die Möglichkeit des dateibasierten Zugriffs auf die „eBox“.

Die elektronischen Dateien werden in der „eBox“ über einen Zeitraum von maximal 12 Monaten archiviert. Zur GDPdU-konformen und revisionssicheren Langzeitarchivierung bietet sich in Kombination mit der „eBox“ das Modul „eArchive“ an. Dieses gibt allen Kunden, die über kein eigenes Archivsystem verfügen, die Möglichkeit, schnell und einfach elektronische Daten im Betreibermodell „SaaS“ (Software as a Service) über einen Zeitraum von 10 Jahren zu archivieren.

Das elektronische Archiv der Logata gibt allen Kunden, die über kein eigenes Archivsystem verfügen, die Möglichkeit zur schnellen, einfachen und revisionssicheren Langzeitarchivierung elektronischer Dateien, auch über Zeiträume von mehr als 10 Jahren. Dabei kann es sich um Dateien handeln, die beim elektronischen Rechnungsversand entstehen, oder auch um beliebige andere elektronische Dokumente.

Über eine Browser-basierte Oberfläche ist das Modul „eArchive“ permanent verfügbar, der Zugriff erfolgt mittels gesichertem Login via HTTPS. Die elektronischen Dokumente werden automatisiert in das Archiv übertragen, es ist jedoch auch jederzeit eine manuelle Übertragung einzelner Dateien möglich.

„eArchive“ zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität hinsichtlich der Benutzerführung und Rechtevergabe aus. Durch vielfältige und individuelle Indizierungsmöglichkeiten ist ein schnelles und einfaches Auffinden der gesuchten Dokumente gewährleistet.

Das Modul „ePrint“ bietet die Funktion eines klassischen Lettershops für den papierbasierten Versand von Dokumenten jeglicher Art.

ePrint gibt Kunden bereits in der Übergangsphase zwischen dem postalischen und dem elektronischen Versand beliebiger Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, etc.) die Möglichkeit, diesen Verarbeitungsprozess ganzheitlich an die Logata zu verlagern. Dabei kann die Logata die Entscheidung übernehmen, welche Dateien elektronisch verarbeitet und an Empfänger übermittelt werden bzw. welche über den Lettershop ausgedruckt und per Post versendet werden. Grundlage hierfür sind seitens des Dokumentenversenders bereitzustellende Informationen über die Art der Verarbeitung und des Versandes.

Die Dokumente werden der Logata entweder bereits druckfähig im PDF-Format oder in Form von beliebig strukturierten Dateien (z. B. XML, EDIFACT, IDOC, CSV) übergeben. Bei der zweiten Variante werden die zuvor angelieferten strukturierten Daten zunächst in ein PDF-Format konvertiert (Modul „eTransform). Hierfür können beliebige Designvorlagen, entsprechend Ihrem Corporate Design, verwendet werden. Anschließend erfolgt der Druck, die Kuvertierung, das Frankieren und der Versand sämtlicher PDF-Dateien.

WebEDI ist eine kostengünstige und einfach zu integrierende EDI-Lösung, mit der Geschäftspartner auch ohne eigene EDI-Infrastruktur in komplexe Geschäftsprozesse eingebunden werden können. Die Lösung bietet sich vor allem für Kunden und Lieferanten an, die eine geringe bis mittlere Anzahl von Nachrichten verarbeiten. Dieses Modul steht, so wie alle anderen der Logata auch, im Betreibermodell SaaS (Software as a Service) zur Verfügung.

Der Datenaustausch bei WebEDI erfolgt bidirektional:

Eingehende Nachrichten

Aus einem ERP-System werden EDI-Nachrichten in Form strukturierter Datensätze (z. B. iDoc) an den Datenkonverter der Logata übergeben. Dieser wandelt die Nachrichten in entsprechende Formulardaten um, die dann im WebEDI als Maske angezeigt werden. Zusätzlich können alternative Datenformate erzeugt werden (PDF, XML, etc.), die dem Anwender dann als Nachrichtenkopien zwecks Download zur Verfügung gestellt werden.

Ausgehende Nachrichten

EDI-Nachrichten werden über manuelle oder teil-automatisierte Formulareingaben im WebEDI-Portal erzeugt. Nach dem Speichern der eingegebenen Nachrichten stehen diese im WebEDI-Portal zur Ansicht und zum Download (wie bei eingehenden Nachrichten als PDF, XML, etc.) für die eigene Verwendung zur Verfügung. Die im Web-EDI erstellten Nachrichten gelangen automatisch in den Datenkonverter der Logata, welcher diese in strukturierte Datensätze (z. B. iDoc) umwandelt und dem ERP-System des Kunden zur Verfügung stellt.

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit u. a. mit der Logata (Arbeitspaket 3 „Technische Standards & ZUGFeRD“) entwickelter Standard, welcher ein übergreifendes Format zum Austausch strukturierter Daten beinhaltet. Dieser Standard soll zur Prozessoptimierung im Bereich der Rechnungsverarbeitung beitragen und einen schnellen, komfortablen und einfachen elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern ermöglichen.

Das ZUGFeRD-Format beinhaltet klar definierte Regeln zum Aufbau von strukturierten XML-Daten. Dieses Format legt fest, dass die Bestandteile der Rechnung wie z. B. Absender, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge etc. immer an der gleichen, festgelegten Stelle im XML-Dokument gespeichert werden. Dadurch ist eine Kompatibilität von ZUGFeRD-Rechnungen hinsichtlich sämtlicher rechnungsverarbeitender Programme gewährleistet. Das durch ZUGFeRD definierte XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT – somit ist eine Verwendung von ZUGFeRD-Rechnungen auch im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr möglich.

Eine im ZUGFeRD-Format erzeugte Rechnung besteht aus einer PDF-Datei zur visuellen Darstellung, welche gleichzeitig als Container für die maschinenlesbaren strukturierten XML-Daten dient. Diese zugehörigen XML-Daten sind mit der PDF-Datei als Anhang verknüpft. Somit kann eine ZUGFeRD-konforme Rechnung einerseits wie ein „normales“ PDF behandelt und genutzt werden, diese bietet jedoch durch die zunächst „unsichtbaren“ darin enthaltenen XML-Daten erweiterte Möglichkeiten der Nutzung und Weiterverarbeitung.

Mit ZUGFeRD steht nun eine weitere, standardisierte und einfach zu implementierende Lösung zur Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zur Verfügung.

Anwendungsfälle:

Auftrags- und Bestellprozesse

Text folgt

Rechnungsverarbeitung

Durch die Nutzung der Logata Lösung zur Rechnungsverarbeitung können Rechnungsdaten in rein digitaler Form erzeugt und weiterverarbeitet werden. Medienbrüche im Workflow werden vermieden und eine Kosteneinsparung durch die Eliminierung des papierbasierten Rechnungsversandes bzw. -empfangs erzielt. Flexibilität und ein geringer Aufwand bei der Integration in bestehende IT-Infrastrukturen zeichnen die Lösung aus und sind gerade im Bezug auf die Einbindung von Lieferanten besonders wichtig. Kurze Projektlaufzeiten garantieren einen schnellen ReturnOnInvestment. Aufgrund von gesetzlichen Anforderungen empfiehlt sich für die Optimierung der Geschäftsprozesse „Ausgangsrechnungen“ sowie „Eingangsrechnungen“ unser Betreibermodell SaaS (Software as a Service).

Transportprozesse

(Kunde -> Logistik, Interne Lagerbewegungen, Kontakt zu Speditionen,

Text folgt)

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