Geschäftsprozesse optimieren
mit EDI

EDI

Die Logata ist bereits seit über 10 Jahren als Spezialist für digitale Geschäftsprozesse am Markt aktiv und bietet ganzheitliche Lösungen zur Realisierung und Optimierung von Supply Chain Management Prozessen an. Unsere Module für den elektronischen Datenaustausch bieten sämtliche Funktionen, um einfache als auch komplexe EDI-Prozesse zu realisieren. Dabei können sich unsere Kunden ein individuelles Anwendungsszenario, beispielsweise für elektronische Bestellprozesse oder die elektronische Rechnungsverarbeitung, zusammenstellen. Mit wachsenden Anforderungen kann dieses jederzeit um weitere Module erweitert werden.

Unsere Lösung für den elektronischen Datenaustausch eignet sich für Unternehmen aller Branchen und Größen. Sie bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen einen großen Vorteil, da diese auch ohne eigene IT-Infrastruktur am elektronischen Datenaustausch teilnehmen können. Aber auch große Unternehmen profitieren von der Kosten- und Zeitersparnis durch die (teilweise) Auslagerung der IT-Infrastruktur und deren Prozessen.

 

Die Vorteile der Logata EDI-Lösung:

Ganzheitliche Abbildung und Realisierung des elektronischen Dokumentenprozesses

Beliebige Variationen einzelner Lösungsmodule bis hin zu komplexen Prozessketten

Einfache und schnelle Anbindung von Versendern und Empfängern

Hochperformante und flexibel skalierbare Datenkommunikation

Keine Investitionskosten in Hardware/Software, da unsere Lösungen Cloud-basiert oder im Betreibermodell „SaaS“ angeboten werden

Transaktionsbasierte Abrechnung im „pay-per-use“-Verfahren

Schaubild EDI-Prozess

Die Module der Logata EDI-Lösung:

eConnect

Modul zur sicheren Anbindung von Versendern und Empfängern elektronischer Dokumente.
 

eTransform

Modul zur massenhaften, automatischen Konvertierung elektronischer Dokumente.
 

eSignature

Modul zur massenhaften, automatischen elektronischen Signierung von z. B. Rechnungsdateien.
 

eVerification

Modul zur massenhaften, automatischen Verifikation von signierten (Rechnungs-)Dokumenten.
 

EDI Module Logata

WebEDI

Browser-basierte EDI-Lösung für Unternehmen ohne eigene EDI-Infrastruktur.

eBox

Elektronisches Postfach, in welches sämtliche Dokumente, die beim elektronischen Datenaustausch entstehen, eingestellt werden.

eArchive

Das elektronische Archiv gibt allen Kunden, die über kein eigenes Archivsystem verfügen, die Möglichkeit, schnell und einfach elektronische Daten zu archivieren.

ePrint

Bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung kann es notwendig sein, einen Teil der Rechnungen noch postalisch zu versenden – hierzu dient das Modul „ePrint“ mit klassischer Lettershop-Funktion.

Die beim elektronischen Datenaustausch übermittelten Dokumente müssen vor dem unbefugten Zugriff Dritter bestmöglich geschützt werden.

Das Modul „eConnect“ dient als zentrale Vermittlungsstelle zur Kommunikation zwischen den angeschlossenen Systemen der Partner. Als reines SaaS (Software as a Service)-Modul stellt „eConnect“ die Voraussetzung für die Verwendung anderer Module der Logata Digital Solutions dar, die ebenfalls im Betreibermodell SaaS eingesetzt werden können.

eConnect zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit aus und bietet ein Höchstmaß an Datendurchsatz, um den heutigen und zukünftigen Erfordernissen an Performance und Stabilität in der automatischen Datenkommunikation gerecht zu werden.

Die modulare und offene Softwarearchitektur ermöglicht die Anbindung unterschiedlichster Kommunikationstechnologien. Dies wird unter anderem durch die Verwendung von internetbasierten und standardisierten Transportprotokollen realisiert.

Die ausschließliche Verwendung gesicherter Übertragungsprotokolle (z. B.: HTTPS, SFTP, FTPS, etc.) gewährleistet die erforderliche Sicherheit.

Die Konvertierung von Daten in unterschiedliche Formate ist ein zentraler Bestandteil im EDI-Prozess: In der Regel ist zur Kommunikation zwischen einzelnen Geschäftspartnern ein „Übersetzer“ erforderlich, der die zu übermittelnden Daten in ein für den Adressaten lesbares Format konvertiert. Diesen Zweck erfüllt das Modul „eTransform“. Es ermöglicht die Konvertierung beliebiger Eingangs- in beliebige Ausgangsformate (z. B. IDoc in XML oder XML in EDIFACT, Flatfile, etc.). Nach der Datenkonvertierung werden die Dokumente entweder direkt dem Empfänger zur Verfügung gestellt oder durchlaufen vor dem entgültigen Versand zunächst noch weitere Prozessschritte.

Zwei Anforderungen stehen bei der Datenkonvertierung besonders im Vordergrund: hohe Flexibilität hinsichtlich der möglichen Dateiformate und echtzeitnahe Geschwindigkeit in Bezug auf die Verarbeitung bzw. Übertragung.

All diese Anforderungen erfüllt das Modul „eTransform“ der Logata Digital Solutions, das im Cloud-basierten Betreibermodell „SaaS“ (Software as a Service) genutzt werden kann.

Grundvoraussetzung für eine schnelle und kostengünstige Nutzung des Moduls „eTransform“ ist die Definition des gewünschten Nachrichtentyps, des Nachrichtenformats und der einzusetzenden gesicherten Kommunikationsschnittstelle.

 

Das leistungsstarke Signaturmodul „eSignature“ unterstützt speziell das massenhafte Signieren von Rechnungsdaten beliebiger Dateiformate auf Basis qualifizierter Zertifikate. Es können jedoch auch sämtliche andere Dokumenttypen verarbeitet werden. Im Falle von elektronischen Rechnungen werden die gesetzlichen Anforderungen des Signaturgesetzes, des aktuellen Umsatzsteuergesetzes und der entsprechenden EU-Richtlinie berücksichtigt.

„eSignature“ ist über datei- und eMail-basierende (FTP/SMTP und zustätzliche Sicherheitsmechanismen) Schnittstellen flexibel in existierende Rechnungssysteme integrierbar. Dadurch entfällt ein kostenintensiver Integrationsprozess.

Die Skalierbarkeit und die Performance kann durch Hinzufügen weiterer Signaturkarten und Kartenleser erhöht werden. Die integrierten Sicherheitsmechanismen ermöglichen eine schnelle und effiziente Inbetriebnahme der Lösung.

 

Der Verifikation einer digitalen Signatur muss den Empfänger von der Integrität und der Authentizität des Absenders überzeugen. Wir bieten für jeden Empfänger von qualifiziert signierten Dokumenten entsprechende Dienste und Produkte an. Diese zeichnen sich durch eine hohe Benutzerakzeptanz aus bzw. sind leicht in automatisierte Prozesse integrierbar.

Der Web-Dienst ist die beste Lösung für den sporadischen elektronischen Rechnungseigang. Er erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist weder mit zusätzlichen Kosten noch mit speziellen Kenntnissen beim Rechnungsempfänger verbunden.

Der Server-Dienst steht im Betreibermodell SaaS (Software as a Service) zur Verfügung. Das massenhafte Verifizieren von qualifiziert signierten Dokumenten bietet gerade bei größeren Volumina eine Zeit- und Arbeitsersparnis. Der Signatur-Verifikationsserver arbeitet autark und kann sowohl über eine Datei- als auch E-Mail-basierende Schnittstelle angesprochen werden. Durch die Nutzung von vorhandenen Infrastrukturen entfällt ein kostenintensiver und zeitaufwändiger Integrationsprozess.

Dieses Modul fungiert als elektronisches Postfach, in das sämtliche elektronische Dokumente, die beim elektronischen Datenaustausch entstehen, eingestellt werden. Empfängern von elektronischen Rechnungen wird mit der „eBox“ eine komfortable und einfache Möglichkeit geboten, ihre elektronischen Rechnungen nebst Anlagen und gegebenenfalls qualifizierten Signaturen und Verifikationsberichten sowie die optional konvertierten Rechnungsdateien über eine grafische Oberfläche (via Webbrowser) zu verwalten. Für Kunden mit hohem Rechnungsvolumen besteht die Möglichkeit des dateibasierten Zugriffs auf die „eBox“.

Die elektronischen Dateien werden in der „eBox“ über einen Zeitraum von maximal 12 Monaten archiviert. Zur GDPdU-konformen und revisionssicheren Langzeitarchivierung bietet sich in Kombination mit der „eBox“ das Modul „eArchive“ an. Dieses gibt allen Kunden, die über kein eigenes Archivsystem verfügen, die Möglichkeit, schnell und einfach elektronische Daten im Betreibermodell „SaaS“ (Software as a Service) über einen Zeitraum von 10 Jahren zu archivieren.

Das elektronische Archiv der Logata gibt allen Kunden, die über kein eigenes Archivsystem verfügen, die Möglichkeit zur schnellen, einfachen und revisionssicheren Langzeitarchivierung elektronischer Dateien, auch über Zeiträume von mehr als 10 Jahren. Dabei kann es sich um Dateien handeln, die beim elektronischen Rechnungsversand entstehen, oder auch um beliebige andere elektronische Dokumente.

Über eine Browser-basierte Oberfläche ist das Modul „eArchive“ permanent verfügbar, der Zugriff erfolgt mittels gesichertem Login via HTTPS. Die elektronischen Dokumente werden automatisiert in das Archiv übertragen, es ist jedoch auch jederzeit eine manuelle Übertragung einzelner Dateien möglich.

„eArchive“ zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität hinsichtlich der Benutzerführung und Rechtevergabe aus. Durch vielfältige und individuelle Indizierungsmöglichkeiten ist ein schnelles und einfaches Auffinden der gesuchten Dokumente gewährleistet.

Das Modul „ePrint“ bietet die Funktion eines klassischen Lettershops für den papierbasierten Versand von Dokumenten jeglicher Art.

ePrint gibt Kunden bereits in der Übergangsphase zwischen dem postalischen und dem elektronischen Versand beliebiger Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, etc.) die Möglichkeit, diesen Verarbeitungsprozess ganzheitlich an die Logata zu verlagern. Dabei kann die Logata die Entscheidung übernehmen, welche Dateien elektronisch verarbeitet und an Empfänger übermittelt werden bzw. welche über den Lettershop ausgedruckt und per Post versendet werden. Grundlage hierfür sind seitens des Dokumentenversenders bereitzustellende Informationen über die Art der Verarbeitung und des Versandes.

Die Dokumente werden der Logata entweder bereits druckfähig im PDF-Format oder in Form von beliebig strukturierten Dateien (z. B. XML, EDIFACT, IDOC, CSV) übergeben. Bei der zweiten Variante werden die zuvor angelieferten strukturierten Daten zunächst in ein PDF-Format konvertiert (Modul „eTransform). Hierfür können beliebige Designvorlagen, entsprechend Ihrem Corporate Design, verwendet werden. Anschließend erfolgt der Druck, die Kuvertierung, das Frankieren und der Versand sämtlicher PDF-Dateien.

WebEDI ist eine kostengünstige und einfach zu integrierende EDI-Lösung, mit der Geschäftspartner auch ohne eigene EDI-Infrastruktur in komplexe Geschäftsprozesse eingebunden werden können. Die Lösung bietet sich vor allem für Kunden und Lieferanten an, die eine geringe bis mittlere Anzahl von Nachrichten verarbeiten. Dieses Modul steht, so wie alle anderen der Logata auch, im Betreibermodell SaaS (Software as a Service) zur Verfügung.

Der Datenaustausch bei WebEDI erfolgt bidirektional:

Eingehende Nachrichten

Aus einem ERP-System werden EDI-Nachrichten in Form strukturierter Datensätze (z. B. iDoc) an den Datenkonverter der Logata übergeben. Dieser wandelt die Nachrichten in entsprechende Formulardaten um, die dann im WebEDI als Maske angezeigt werden. Zusätzlich können alternative Datenformate erzeugt werden (PDF, XML, etc.), die dem Anwender dann als Nachrichtenkopien zwecks Download zur Verfügung gestellt werden.

Ausgehende Nachrichten

EDI-Nachrichten werden über manuelle oder teil-automatisierte Formulareingaben im WebEDI-Portal erzeugt. Nach dem Speichern der eingegebenen Nachrichten stehen diese im WebEDI-Portal zur Ansicht und zum Download (wie bei eingehenden Nachrichten als PDF, XML, etc.) für die eigene Verwendung zur Verfügung. Die im Web-EDI erstellten Nachrichten gelangen automatisch in den Datenkonverter der Logata, welcher diese in strukturierte Datensätze (z. B. iDoc) umwandelt und dem ERP-System des Kunden zur Verfügung stellt.

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit u. a. mit der Logata (Arbeitspaket 3 „Technische Standards & ZUGFeRD“) entwickelter Standard, welcher ein übergreifendes Format zum Austausch strukturierter Daten beinhaltet. Dieser Standard soll zur Prozessoptimierung im Bereich der Rechnungsverarbeitung beitragen und einen schnellen, komfortablen und einfachen elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern ermöglichen.

Das ZUGFeRD-Format beinhaltet klar definierte Regeln zum Aufbau von strukturierten XML-Daten. Dieses Format legt fest, dass die Bestandteile der Rechnung wie z. B. Absender, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Beträge etc. immer an der gleichen, festgelegten Stelle im XML-Dokument gespeichert werden. Dadurch ist eine Kompatibilität von ZUGFeRD-Rechnungen hinsichtlich sämtlicher rechnungsverarbeitender Programme gewährleistet. Das durch ZUGFeRD definierte XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT – somit ist eine Verwendung von ZUGFeRD-Rechnungen auch im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr möglich.

Eine im ZUGFeRD-Format erzeugte Rechnung besteht aus einer PDF-Datei zur visuellen Darstellung, welche gleichzeitig als Container für die maschinenlesbaren strukturierten XML-Daten dient. Diese zugehörigen XML-Daten sind mit der PDF-Datei als Anhang verknüpft. Somit kann eine ZUGFeRD-konforme Rechnung einerseits wie ein „normales“ PDF behandelt und genutzt werden, diese bietet jedoch durch die zunächst „unsichtbaren“ darin enthaltenen XML-Daten erweiterte Möglichkeiten der Nutzung und Weiterverarbeitung.

Mit ZUGFeRD steht nun eine weitere, standardisierte und einfach zu implementierende Lösung zur Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zur Verfügung.

Anwendungsbereiche:

„eOrdering “ – elektronische Auftrags- und Bestellprozesse

EDI/WebEDI basierende Bestellprozesse zwischen Kunden und Lieferanten bestehen nicht nur aus einer Vielzahl möglicher Nachrichtentypen (Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavise, etc.), sie sind vielmehr auch dadurch geprägt, dass das Netzwerk aus den Kunden-/Lieferantenbeziehungen immer komplexer und globaler wird. Somit sind vor allem auch „site-to-site“ und „one-to-many“ Anbindungen von ERP-Systemne, echtzeitnahe Datenübertragungen, zentrales Datenclearing und die Möglichkeit der permanenten Datenkommunikation und -konvertierung zwischen allen beteiligten Partnern notwendig. Zentrale Leistungen von „moderierenden“ Dienstleistern wie der Logata Digital Solutions sind für diese Anforderungen bestens geeignet.

„eInvoicing“ – elektronische Rechnungsverarbeitung

Die Logata Lösung zur Rechnungsverarbeitung bildet den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung ab:
Von der Erstellung und dem Versand über die Signatur und Verifikation bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung der ein- und ausgehenden Rechnungen. Darüber hinaus beinhaltet diese Lösung verschiedene Möglichkeiten der Rechnungspräsentation: Die Dokumente können z. B. in das ERP-System des Empfängers übertragen und von dort aus geprüft und verbucht werden. Oder die elektronischen Rechnungen werden dem Empfänger nebst Signaturen und Verifikationsberichten in ein eigenes Webportal eingestellt. Bereits in der Übergangsphase vom postalischen zum elektronischen Rechnungsversand kann der Rechnungsausgangsprozess ganzheitlich an die Logata Digital Solutions verlagert werden, indem Rechnungen (alle oder teilweise) über einen Lettershop gedruckt und versandt werden.

„eLogistic“ – elektronische Steuerung von Waremströmen

Physischer Warenstrom und logischer Datenfluss verschmelzen zunehmend miteinander. Auch AutoID-Entwicklungen – z. B. RFID – beschleunigen diesen Prozess und sorgen gleichzeitig für exponentiell steigende Anforderungen an entsprechende Lösungen und Leistungen, die diesen Bedürfnissen gerecht werden. Entscheidend hierbei ist auch die nahtlose Verbindung zwischen der realen Welt des Warenstromes und der virtuellen Welt des Datenflusses. Die Logata Digital Solutions ist in diesem Bereich mit Lösungen und Produkten, aber auch mit ihren strategischen Partnern (u. a. Fraunhofer IML, Dortmund) bestens positioniert.

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